SARA
Da coleta em campo à decisão do relator, um só sistema para auditar unidades, registrar constatações e emitir relatórios com o padrão do Tribunal.
Responda cada papel desta unidade: o checklist da inspeção e as entrevistas. Resposta que indica problema sugere uma constatação; a etapa seguinte serve para revisar e completar.
As constatações sugeridas vêm das respostas dos papéis. Revise, acrescente detalhes e use a lista adicional apenas para registrar algo relevante que não apareceu sozinho.
Processos
Um processo por município auditado, com as unidades visitadas, a análise documental e o relatório. A lista aparece quando você busca ou filtra.
Unidades
Unidades
As unidades visitadas em campo, com as respostas dos papéis de trabalho, as fotos e as constatações de cada uma.
Auditorias
Cada auditoria organiza as seções de análise, os papéis de trabalho, as constatações e o modelo do relatório.
Configurações
Dados da capa e regras de redação dos relatórios, ajustados sem mexer no sistema. Campo em branco usa o padrão do sistema.
Como o SARA funciona
Sistema de Auditoria e Relatórios Automatizados do Tribunal de Contas dos Municípios do Estado da Bahia. Da configuração da auditoria ao relatório em Word, com o auditor no controle de cada conclusão.
O caminho de um trabalho
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A auditoria
A Administração configura a auditoria: dados, seções de análise, papéis de trabalho (inspeção, entrevista, documento e dados), catálogo de constatações e o modelo do relatório, capítulo a capítulo.
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O processo
Um processo por município, com equipe, supervisor, ato e as unidades a visitar. A lista de processos aparece depois de escolher a auditoria ou de buscar.
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O campo
No celular ou no tablet, o auditor responde os papéis de trabalho de cada unidade, anexa as fotos e confirma as constatações. A unidade enviada chega ao escritório.
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O relatório
No escritório, a equipe responde os itens documentais, a IA redige o rascunho com tudo o que foi registrado, a equipe revisa o texto na tela e gera o Word.
Situações do processo
- Aberto para campo
- Processo criado e disponível para registrar unidades.
- Em campo
- Há unidade registrada ou enviada; ainda cabem novas unidades e a correção de unidade devolvida.
- Em consolidação
- O campo encerrou; a equipe revisa as unidades, completa a análise documental e gera o relatório.
- Concluído
- Relatório revisado e exportado; o processo sai do SARA Campo. Nada é apagado, e o responsável pode reabrir o campo.
Constatações
Uma constatação por pergunta de auditoria. Os itens dos papéis de trabalho apontam para ela, e em cada processo ela tem um resultado:
- Achado
- Desconformidade verificada, com encaminhamento ao gestor.
- Ponto de atenção
- Fragilidade que merece registro, sem desconformidade demonstrada, como o problema só informado pela gestão.
- Boa prática
- Prática que vai além do exigido e vale difundir; só a equipe a marca.
- Positiva
- Verificado e em ordem.
- Indeterminada
- Não se pode afirmar: item sem resposta ou informação sem verificação.
O sistema sugere o resultado, e a equipe confirma na guia Constatações do processo. Só achado confirmado e marcado como monitorável entra no quadro "Encaminhamentos passíveis de monitoramento", com o que o gestor deve comprovar e o prazo.
O papel da IA
A IA lê os registros do campo, as respostas documentais e as constatações confirmadas e redige o rascunho do relatório. Ela não decide: o auditor confirma as constatações e revisa o texto antes do Word. Na tela, o texto escrito pela IA aparece com um filete azul.
- Toda informação diz de onde saiu: unidade, papel de trabalho e, quando houver, documento e página.
- O que foi apenas informado pela gestão aparece como informado, não como verificado.
- Quando a conclusão depende de dado não verificado, a redação é condicional.
- Marcadores entre colchetes, como [___], indicam o que a equipe precisa completar.
SARA Campo, passo a passo
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Escolha o processo
No celular, o SARA Campo pede o PIN da equipe. Depois, escolha o processo do município; a busca aceita o nome do município ou o número do processo.
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Confira os dados da visita
Unidade visitada, tipo de unidade, responsável e data. O tipo de unidade define quais itens dos papéis de trabalho aparecem.
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Responda os papéis de trabalho
Para cada item, marque a resposta e diga como verificou: in loco, por documento, informado pelo gestor ou não verificado. Na pergunta invertida, "Sim" indica o problema.
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Fotografe no próprio item
A foto fica ligada à questão e entra no registro fotográfico do relatório com a legenda dela. As fotos ficam guardadas no aparelho e sobem quando a unidade é salva com conexão.
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Confirme as constatações
As respostas sugerem constatações do catálogo. Confirme as que se sustentam e descreva o que foi visto.
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Envie a unidade
Enquanto estiver em rascunho, a unidade pode ser corrigida. Depois de enviada, só a coordenação devolve para correção.
SARA Relatório, passo a passo
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Abra o processo
Em Processos, escolha a auditoria ou busque pelo município e abra o processo.
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Leia as unidades
Na guia Unidades, a ficha de cada unidade mostra as respostas por papel de trabalho, as constatações confirmadas e as fotos. Se algo precisar de correção, devolva a unidade ao campo.
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Faça a análise documental
Na guia Análise documental, responda os itens dos papéis de documento e de dados, citando documento e página, e registre as constatações que vierem dos documentos.
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Confirme as constatações
Na guia Constatações, cada pergunta de auditoria traz o resultado sugerido pelo sistema, com o motivo e os fatos (respostas com problema, itens sem resposta). Confirme ou troque o resultado e, se quiser, registre a observação. O relatório segue o resultado confirmado.
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Consolide e gere o rascunho
Quando o campo encerrar, use Consolidar. Na guia Relatório, gere o rascunho com a IA; o andamento aparece na própria guia. A resposta de cada pergunta tem de combinar com o resultado confirmado; o que não combinar sai marcado para revisão no Word.
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Revise o relatório na tela
Clique no texto para editar, ou selecione um trecho e peça à IA outra redação só dele. Cada gravação cria uma versão, e o histórico permite voltar a qualquer uma.
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Baixe o Word
Use "Baixar o Word desta versão": o arquivo é montado na hora e fica guardado no cartão "Último Word gerado". Antes de assinar, complete os marcadores [___] e confira o quadro de monitoramento e o registro fotográfico.
Administração
- Auditorias
- Cada auditoria reúne dados (modalidade, rótulo e tipos de unidade), seções de análise, papéis de trabalho com os itens, o catálogo de constatações (critério, encaminhamento e monitoramento) e o modelo do relatório: capítulos de texto fixo, da IA, mistos ou automáticos, e a parte que se repete em cada seção.
- Seções de análise
- Quem liga a informação à seção é o cadastro: cada item de papel de trabalho e cada constatação têm o campo "Seção de análise". Com isso o sistema monta o pacote de cada seção (respostas das unidades, análise documental e constatações confirmadas), e a IA redige a seção só com o pacote dela. Ao abrir uma seção, "O que esta seção recebe" mostra esse pacote; item sem seção aparece em aviso e vai à IA só como contexto.
- Constatações por pergunta
- No cadastro da constatação, "Pergunta de auditoria (tópico)" liga a constatação a uma pergunta da seção, e "O que caracteriza boa prática" orienta a equipe. Cada item de papel de trabalho aponta para a constatação da sua pergunta; quando um item tem problema, o SARA Campo sugere essa constatação.
- Importação
- Uma auditoria ou um checklist pode vir de arquivo. O modelo lê o arquivo, o código confere item por item, e nada é gravado sem a conferência.
- Processos e unidades
- A coordenação cria o processo, acompanha as unidades, devolve unidade para correção, consolida e conclui.
- Configurações
- Capa institucional, política de redação por natureza do trabalho e cadastro dos tipos de auditoria.
- Sala de Situação
- Painel gerencial com o andamento dos processos, das unidades e das constatações.